STAGE CHARGÉ D'ÉVÈNEMENTIEL H/F

Adjust RH, cabinet spécialisé en recrutement et conseil RH, est à la recherche d'un stagiaire chargé de projet évènementiel (H/F) pour une durée de 5 à 6 mois pour son siège basé à Saint Paul.

En tant que chargé de projet évènementiel (H/F), vous serez un soutien pour l'organisation d'un évènement d'envergure et serez amené à intervenir sur plusieurs missions :

Préparation et planification

Analyse des besoins : comprendre les objectifs de l'événement, le public cible et créer le budget.

Recherche de prestataires : trouver des lieux, traiteurs, fournisseurs, et autres prestataires nécessaires.

Gestion administrative : s'occuper des demandes de devis, des contrats, et des assurances éventuelles.

Création d'un rétroplanning : planifier les différentes étapes jusqu'au jour J.

Communication et promotion

Création des supports de communication : invitations, affiches, visuels pour les réseaux sociaux.

Envoi d'invitations : créer et gérer une liste d'invités (mailings, relances).

Suivi des inscriptions : utiliser des outils pour collecter les inscriptions et confirmer les participations.

Coordination logistique

Planification des intervenants : organiser les horaires des conférenciers, animateurs ou experts invités.

Préparation des kits participants : créer des supports comme badges, documents, ou cadeaux promotionnels.

Relationnel et gestion des parties prenantes

Accueil et accompagnement des invités : anticiper leurs besoins et résoudre les imprévus.

Relation avec les prestataires : superviser la mise en place et la livraison des services.

Animation et expérience client

Gestion des imprévus : assurer la fluidité de l'événement et répondre aux problèmes en temps réel.

Post-événement

Feedback : recueillir les retours des participants à travers des enquêtes ou entretiens.

Valorisation de l'événement : partager des photos, vidéos, et résultats sur les réseaux sociaux ou dans des newsletters.

Nous recherchons un(e) candidat(e) actuellement en préparation d'un diplôme en communication avec une spécialisation en événementiel, de niveau Bac+2 à Bac+5. Une première expérience dans l'événementiel ou le commerce serait un atout appréciable. Vous maîtrisez les outils bureautiques tels qu'Excel, PowerPoint et Canva, et vous possédez une excellente orthographe ainsi qu'une bonne maîtrise de la syntaxe.

Doté(e) d'un sens aigu de l'organisation, vous savez planifier efficacement vos tâches, gérer vos priorités et respecter les délais. Vous êtes à l'aise dans vos échanges avec différents interlocuteurs et savez transmettre des informations de manière claire et concise, grâce à vos qualités relationnelles et votre sens de l'écoute. Face aux imprévus, vous faites preuve de réactivité et savez vous adapter rapidement à des situations changeantes, en gardant votre sang-froid.

Créatif(ve) et doté(e) d'un esprit d'initiative, vous aimez proposer des idées originales et innovantes pour améliorer les projets, tout en travaillant de manière collaborative au sein d'une équipe. Enfin, vous êtes capable de faire preuve de discrétion et de garantir la confidentialité des informations sensibles, respectant ainsi la confiance des clients, des partenaires et de l'entreprise dans toutes vos activités.

Durée de stage : Durée de stage allant de 5 à 6 mois.

Horaires : Du lundi au vendredi de 9h00 à 17h00.

Lieu d'exercice : 157 ter Rue Marius et Ary LEBLON, 97460 Saint Paul

Gratification : application de la gratification légale, entre 639,45€ et 700€ par mois.

À la fin de ce stage, vous aurez acquis une solide expérience en gestion événementielle. Vous saurez planifier, organiser et communiquer autour d'un événement de manière autonome, en maîtrisant les outils et méthodes de gestion de projet (rétroplanning, budget, coordination, anticiper les risques et imprévus). Enfin, ce stage vous permettra de mesurer le succès d'un événement, de recueillir des retours constructifs, et de proposer des pistes d'amélioration, vous offrant ainsi une vision complète des enjeux du secteur événementiel.